Don au Diocese de Grenoble Vienne

Personnel administratif

L'association diocésaine de Grenoble recherche

le secrétaire particulier de l'évêque (H/F)

CDI / temps plein

Mission

Rattachée à l’évêque, vous êtes la ressource clé qui organise son agenda, ses déplacements et interventions, et qui veille à la bonne communication et transmission de l’information.
Vous jouez également un rôle facilitateur pour la gestion des nombreuses tâches et sollicitations du quotidien :

  • Organisation

- Gestion de l’agenda et du planning de l’évêque (organisation des rendez-vous et des réunions, anticipation des événements récurrents et des besoins)
- Préparation des dossiers avant les rencontres et les rendez-vous
- Gestion des déplacements (réservation de transport, hébergement)
- Organisation de journées particulières ou de sessions (envoi des invitations, réservation de salles, de repas, gestion d’inscriptions en lien avec le lieu d’accueil).
- Gestion du planning et du suivi administratif des confirmations (registre des confirmations)
Interface et lien avec les services :

  • Interface et lien avec les services

- lien avec le service communication (rédaction de l’officiel, …)
- lien avec la responsable de maison à l’évêché (repas et invitations, planning des absences de l’évêque)
- lien avec le chancelier (statistiques annuelles pour Rome, documents à la signature, registre des confirmations, demandes d’apostasies ou de pleine communion)
- lien avec tous les services diocésains (transmission/collecte d’information)

  • Gestion courante administrative

- Gestion du courrier (réception et enregistrement des courriers, envoi, classement, rédaction et préparation de courriers).
- Gestion des mails (transmission, réponse, suivi)
- Suivi de dossiers (préparation de dossiers de travail, classement et archivage papiers et informatiques, gestion de la base de données des prêtres et diacres, sauvegarde)
- Rédaction de comptes rendus, prise de notes (secrétariat du conseil épiscopal)
- Réception et transmission de l’information
- Edition des lettres de mission des Laïcs en Mission Ecclésiale (LEME), Economes et notaires paroissiaux, etc. (à la demande des responsables, numérotation, suivi à la signature et diffusion)
Accueil
- Réception et filtrage des appels téléphoniques
- Accueil physique des personnes qui ont rendez-vous
- Accueil des prêtres et des autres personnes ayant des demandes en lien avec l’évêque (réponse ou transmission des demandes aux instances concernées)

  • Interface et lien avec les services

- lien avec le service communication (rédaction de l’officiel, …)
- lien avec la responsable de maison à l’évêché (repas et invitations, planning des absences de l’évêque)
- lien avec le chancelier (statistiques annuelles pour Rome, documents à la signature, registre des confirmations, demandes d’apostasies ou de pleine communion)
- lien avec tous les services diocésains (transmission/collecte d’information)

  • Gestion courante administrative

- Gestion du courrier (réception et enregistrement des courriers, envoi, classement, rédaction et préparation de courriers).
- Gestion des mails (transmission, réponse, suivi)
- Suivi de dossiers (préparation de dossiers de travail, classement et archivage papiers et informatiques, gestion de la base de données des prêtres et diacres, sauvegarde)
- Rédaction de comptes rendus, prise de notes (secrétariat du conseil épiscopal)
- Réception et transmission de l’information
- Edition des lettres de mission des Laïcs en Mission Ecclésiale (LEME), Economes et notaires paroissiaux, etc. (à la demande des responsables, numérotation, suivi à la signature et diffusion)

  • Accueil

- Réception et filtrage des appels téléphoniques
- Accueil physique des personnes qui ont rendez-vous
- Accueil des prêtres et des autres personnes ayant des demandes en lien avec l’évêque (réponse ou transmission des demandes aux instances concernées)

Aptitudes requises / profil

Ce poste requiert une grande motivation pour travailler au service de l'institution (compréhension et respect de cet environnement), une bonne connaissance des réalités ecclésiales, la compréhension et l’adhésion à la mission de l’évêque, et demande d’être animé par un fort sens du service.

  • Savoir-être

- Grande discrétion et sens de la confidentialité, obligation absolue de réserve.
- Bonne qualité relationnelle : sens de l’accueil et de l’écoute, attentif aux personnes, empathie, aptitude à communiquer.
- Rigueur et souci de rendre compte.
- Esprit de synthèse
- Autonomie, initiative, discernement. Savoir anticiper, signaler les points de vigilance et prendre des décisions. Capacité à être force de proposition.

  • Compétences

- Compétences rédactionnelles : secrétariat courant, maîtrise de l’expression écrite, rigueur orthographique, grammaticale et syntaxe, mise en forme de documents.
- Bon niveau d’expression orale
- Capacités organisationnelles : capacité d’adaptation, et de gestion des priorités, disposition à travailler en autonomie. Pragmatique et rigoureux dans la gestion du quotidien.
- Maîtrise de l’outil bureautique et des techniques de secrétariat (Suite Office, Internet…)
- Bonne connaissance des usages et des convenances.
Pour mener à bien ses missions, le/la candidat(e) devra justifier d’une formation et/ou d’une solide expérience en secrétariat de direction.

Conditions d'exercice de la mission confiée

  • Entrée en fonction : dès que possible à partir 1er août 2018
  • Contrat et temps de travail : CDI, temps plein
  • Salaire mensuel : à préciser, en cohérence avec le statut du personnel de l’ADG
  • Lieu de travail : Maison diocésaine de Grenoble + déplacements occasionnels sur le territoire diocésain

Date et dépôt du dossier

Les dossiers de candidature (courrier de motivation et CV + prétentions) sont à déposer ou à envoyer le plus rapidement possible et ce, avant le 30 juin 2018 à :
Maison diocésaine - 12 place Lavalette - CS90051 - 38028 Grenoble cedex 1
à l’attention de Mme Lucie Hubsch - Responsable Ressources humaines
Tel : 04 38 38 00 54


Document PDFAnnonce à télécharger

Ecrire à Mme la responsable des Ressources humaines du diocèse de Grenoble-Vienne